콜바를 시작하면 첫 주에 무슨 일이 일어나나요
글쓴이 박준영 · Callva 대표
가입한 사업장이 7일 안에 첫 실제 통화를 받는가. 우리가 온보딩을 재는 지표는 이 하나다. 그래서 가입 직후 콜바가 사장님께 먼저 전화를 걸고, 3일 동안 Pro를 무료로 쓰게 하고, 남은 단계를 대시보드 카드로 보여 준다. 전부 첫 통화를 앞당기기 위해서다.
이 글을 읽고 나면 가입 뒤 일곱 날 동안 무엇이 일어나고 어디서 자주 멈추는지 안다.
- 세팅은 어떻게, 방문하나
- 가입하면 맨 처음 무슨 일이 생기나
- 첫날 준비할 것
- 앱을 깔아야 하나
- 번호 연결은 언제
- 첫 통화가 오면 무엇을 보나
- 직접 고칠 수 있나, 턴키인가 셀프인가
- 첫 주에 흔히 막히는 것
세팅은 어떻게 진행되나요? 직접 방문하시나요?
방문하지 않는다. 전부 웹과 앱에서 한다. 두 가지 길이 있다. 셀프 세팅은 0원이고 직접 정보와 응대 규칙을 넣는다. 콜바팀 빠른 세팅은 300,000원(부가세 별도)이고, 업장 정보 정리와 응대 흐름 구성, 테스트 콜 점검과 튜닝을 휴일 포함 최대 3일 안에 끝낸다. 구독 결제에 자동으로 붙지 않고, 원할 때 고른다.
"직접 가서 세팅을 해주셔야 되는 거예요?"라는 질문을 두 번 받았다. 전화기는 그대로 둔다. 바뀌는 것은 전화가 어디로 가는지뿐이다.
가입하면 맨 처음 무슨 일이 생기나요?
콜바가 사장님께 전화를 건다. 업종과 홈페이지나 플레이스 링크를 넣으면 기본 정보를 읽어 초안을 만들고, 대시보드에 "체험 통화 시작하기" 버튼이 뜬다. 누르면 콜바가 손님 역할로 사장님 휴대폰에 전화를 걸어 매장 정보를 하나씩 확인한다. 영업시간이 맞는지, 주차는 되는지, 예약은 어떻게 받는지. 통화가 끝나면 그 내용이 응대 초안에 반영된다.
체험 통화를 마치면 Pro 플랜을 3일 동안 무료로 쓴다. 이때 전화번호가 하나 배정되고, 그 번호로 실제 손님 전화를 받아 볼 수 있다. 무료 체험은 휴대폰 번호당 한 번이다. 3일이 지나면 "체험 기간이 종료되었어요"가 뜨고 결제로 넘어간다. 첫 주의 절반이 여기서 결정된다. 체험 3일 안에 착신전환까지 걸어 본 사업장과 대시보드만 열어 본 사업장은 다음 주가 다르다.
첫날: 무엇을 준비하면 되나요?
네 가지. 영업시간·위치·메뉴나 진료과목 같은 기본 정보, 손님에게 물어서 받아둘 항목, AI가 확답하지 않을 것, 담당자에게 연결할 기준. 링크가 있으면 기본 정보는 거기서 읽어 채우고, 체험 통화가 빠진 것을 물어본다.
첫날 가장 오래 걸리는 것은 세 번째다. "AI가 확답하지 않을 것"은 처음엔 잘 안 떠오르는데, 가격 협상, 예외 처리, 의료적 판단처럼 사람이 정해야 하는 것을 적어 두면 된다. 이게 비어 있으면 AI가 추측하는 게 아니라 접수로 넘기므로 위험하진 않지만, 첫 주에 손님이 자꾸 "담당자 연결"로 빠진다.
앱을 다운받아야 하나요? 노트북에 설치하나요?
설치는 필수가 아니다. 응대는 서버에서 돌아가고 사장님 기기는 기록을 보는 창이다. 휴대폰 앱을 두면 통화 알림이 오고 담당자 연결을 앱으로 받을 수 있다. 노트북에서는 브라우저로 같은 기록을 본다. "여기다 그냥 앱처럼 설치해서 여기서 계속 돌아가게 하는 건 가능한가요"의 답은, 설치 없이도 계속 돌아간다는 것이다.
번호 연결(착신전환)은 언제 하나요?
테스트 통화 다음이다. 대시보드에 "번호 연결 필요"가 "전화 연결 준비됨"으로 바뀌는 단계가 있는데, 그 전에 설정 화면의 테스트 통화 버튼으로 인사말과 접수를 한 번 겪어 본다. 전화기 없이 브라우저에서 AI와 말해 보는 기능이라, 목소리와 말투를 바꿔 가며 여러 번 해도 된다. 그다음 기존 번호에서 콜바 번호로 착신전환을 건다.
처음부터 전부 돌리지 않아도 된다. 무응답 착신전환으로 시작하면 사람이 못 받은 전화만 AI가 받는다. 첫 주에 가장 자주 빠뜨리는 단계가 이것이다. 착신전환을 걸어야 손님 전화가 들어온다. 방법은 착신전환 글에 있다.
첫 통화가 들어오면 무엇을 보나요?
통화 기록을 연다. 녹음, 전사, 요약, 접수 항목이 붙어 있고 카테고리가 자동으로 달린다. 확인이 필요한 통화는 알림톡으로 먼저 온다. 첫 주에는 매일 5분씩 그날 통화를 읽고 응대 내용을 보강한다. 손님이 물었는데 AI가 접수로 넘긴 질문이 있으면 그 답을 등록한다. 셋째 날쯤이면 같은 질문이 반복되는 게 보이고, 그게 우리 가게의 상위 다섯 질문이다.
일곱 날을 줄여 말하면 이렇다. 첫째 날 체험 통화와 기본 정보. 둘째 날 인사말과 테스트 통화. 셋째 날 무응답 착신전환. 넷째 날부터 통화 기록을 읽고 빠진 답을 등록. 일곱째 날 첫 주 통화를 세어 보고 착신전환 범위를 넓힐지 정한다. 빠른 세팅을 골랐으면 앞의 사흘을 우리가 한다.
우리가 직접 고칠 수 있나요? 턴키인가요, 셀프인가요?
둘의 중간이다. 말투, 목소리, 말하는 속도, 영업시간, 주소, 안내 문구, AI·녹음 안내 멘트 같은 정적 정보는 사장님이 직접 바꾼다. 통화 흐름과 연결 순서처럼 한 번 어긋나면 손님이 겪는 것은 우리와 같이 바꾼다. "이런 식으로 자체적으로 개선도 가능하게 설정이 되어 있나요"의 답은, 정보는 직접, 흐름은 같이다.
빌더를 열어 두고 전부 맡기지 않는 이유는 흐름은 통화를 들으며 같이 잡아야 첫 주에 어긋나지 않기 때문이다. 정보를 바꾸면 다음 통화부터 반영되고, 테스트 통화로 바로 들어 볼 수 있다.
첫 주에 흔히 막히는 것은 무엇인가요?
세 가지다. 첫째, 착신전환을 걸지 않은 채 기다린다. 위에서 말했다. 둘째, 인사말이 길어서 손님이 끊는다. 두 문장이면 된다. 셋째, 담당자 연결이 안 울린다. 담당자 휴대폰의 스팸 차단이 우리 번호를 막는 경우가 있어서, 연결 대상 번호에서 수신 허용을 먼저 확인한다.
"세팅 대시보드와 앱 사용 관련 매뉴얼 파일을 공유받을 수 있을까요"라는 요청을 받고 이 글을 쓰기 시작했다. 앱 안에 도움말이 있지만 PDF 한 장보다 첫 주 순서가 더 필요해 보였다.
오늘 우리 가게에 전화 한 통
지금 우리 가게 번호로 직접 전화를 걸어 보는 것. 몇 번 울리고 누가 받는지, 못 받으면 무슨 소리가 나는지 재 둔다. 이 숫자가 기준선이다. 첫 주가 끝난 뒤 같은 전화를 다시 걸면 무엇이 바뀌었는지 안다. 부재중 전화 세기와 같이 하면 더 좋다.
시작 전 질문 몇 개
Pro 플랜은 어떻게 시작하나요? 체험 3일이 끝나면 요금 안내의 플랜 중 하나를 결제한다. 세팅 방식은 그다음에 고른다.
세팅 중에도 요금이 나가나요? 체험 3일은 무료다. 월 이용료는 구독을 시작한 날부터 세고, 빠른 세팅 비용은 고른 경우에만 따로 청구된다.
빠른 세팅 3일은 언제부터 세나요? 자료가 갖춰진 뒤부터, 휴일을 포함해서다.
중간에 그만두면 어떻게 되나요? 약정이 없다. 착신전환을 해제하면 기존 번호는 그대로 돌아온다.
첫 주를 같이 보려면 상담 신청에 업종과 현재 전화 상황을 적어 주면 된다.
일곱째 날에 첫 주 통화 수를 세어 보면, 그 숫자가 다음 주의 계획이 된다.